PROCEDURY ORGANIZACJI IMPREZ:

1. Ustalenie jednej osoby, która jest odpowiedzialna za imrezę.
2. Kontakt z gośćmi, ustalenie terminu oraz wymagań co do sali i sprzętu (co najmniej 2 tygodnie naprzód).
3. Sporządzenie planu wydatków oraz terminarza, które obowiązują na cały czas organizacji imrezy.
4. Uzgodnienie planu wydatków z Zarządem Koła oraz sponsorami.
5. Jeśli jest potrzebny - rezerwacja projektora (w portierni lub instytucie, co najmniej 2 tygodnie przed imrezą)
6. Jeśli jest to potrzebne - zgłoszenie imprezy do dofinansowania w Samorządzie Głównym Studentów PW (co najmniej 1.5 tygodnia przed imrezą)
7. Wstępna rezerwacja sali (pok 111 - 1.5 do 2 tygodni przed imrezą).
8. Podanie o salę, możliwość rozwieszenia plakatów (pok 113 - co najmniej 1.5 tygodnia przed imrezą).
9. Zaprojektowanie plakatu oraz ulotek (co najmniej 1.5 tygodnia przed imrezą).
10. Dokończenie formalności związanych z załatwianiem sali (co najmniej 0.5 tygodnia przed imrezą).
11. Wydrukowanie plakatów i ulotek (co najmniej na tydzień przed imrezą).
12. Rozwieszenie plakatów oraz rozniesienie ulotek (co najmniej na tydzień przed imrezą).
13. Zaproszenie dziekanów (co najmniej na tydzień przed imrezą).
14. Umieszczenie informacji na WWW oraz na listach elka-info i KNPiI yahoo (co najmniej 3 dni przed imrezą).
15. Zrobienie ewentulanych zakupów za zgodą wykładających pieniądze (odpowiednie faktury).
16. Zabranie klucza do sali oraz projektora.
17. Powitanie gości oraz przeprowadzenie imprezy.
18. Rozdanie ankiet i zakończenie spotkania.
19. Oddanie klucza i sprzętu
20. Rozliczenie wydanych pieniędzy (także z Samorządem PW) oraz przekazanie szczegółowego sprawozdania finansowego do Zarządu Koła.
21. Opracowanie ankiet i przekazanie wyników do Zarządu Koła.
22. Napisanie krótkiej relacji ze zorganizowanego spotkania i przekazanie jej webmasterowi (na podstawie notatek ze spotkania).

Podczas organizacji imrezy osoba organizująca jest zobowiązana do:

• Bezwzględnego uzgadniania wszelkich zakupów z Zarządem Koła (nawet tych na koszt sponsorów).
• Dbania o pisemne potwierdzenia kwoty zakupów u wykładającego pieniądze oraz brania odpowiednich faktur.
• Przesyłania do gości notatek z przeprowadzonych rozmów, dla potwierdzenia.
• Rozliczania imrezy przez wydział, jeśli impreza jest sponsorowana, a wydatki są większe niż 300 zł.
• Regularnego pisania mailem informacji o postępach (lub ich braku) do prezesa Koła.
• Zgłaszania się do Zarządu Koła z wszelkimi pytniami oraz problemami odnośnie organizacji imprezy.

Ponieważ członkowie naszego Koła tworzą zespół, nie musisz wszystkich prac wykonywać osobiście. Twoim zadaniem jest tylko organizacja spotkania, także bardzo ułatwisz sobie pracę prosząc o nią innych członków Koła.
Pamiętaj jednak, że to do Ciebie należy koordynacja działań - a więc jesteś odpowiedzialny za powodzenie spotkania.

Wszystkie powyższe wskazówki oraz mają na celu: uniknięcie wszelkich kłopotów oraz opóźnień przy organizaji imprez.

Szczegółowe informacje na temat rezerwacji sali na naszym Wydziale możesz otrzymać mailem od każdego z członków Zarządu Koła.

Kontakt z członkami koła: knpii@elka.pw.edu.pl lub przez prezesa Koła..